Privacyreglement arbodienst

 

 

 

1. Inleiding

Dit privacyreglement dient voor NLG Arbo B.V. statutair gevestigd te Nieuwegein, kantoorhoudend te Papendrecht en ingeschreven bij de KVK onder nummer: 61635596, en de aan haar gelieerde NLG Arbo vestigingen.

De functionaris voor gegevensbescherming die u rechtstreeks kunt benaderen is L. Severijnen-Breijer (l.severijnen@nlg-arbo.nl)

2. Algemene Begripsomschrijvingen

Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’) daaraan toekent. 

Persoonsgegevens: alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene). 

Betrokkene: degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. 

Verwerking van persoonsgegevens: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via automatische processen, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, als mede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens. 

Verwerkingsverantwoordelijke: de verwerkingsverantwoordelijke is degene die het doel en de middelen voor de gegevensverwerking vaststelt.

Verwerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder, aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

Verstrekken van gegevens: het bekendmaken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

Gebruiker persoonsgegevens: degene die als medewerker of anderszins geautoriseerd is door of namens de verantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. 

Opdrachtgever: een natuurlijke of rechtspersoon die aan de verantwoordelijke een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven. 

Derde: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker  gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken. 

Toestemming van betrokkene: Elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonlijke gegevens aanvaardt. 

Gegevens over gezondheid: persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid van een natuurlijk persoon waaronder gegevens over verleende gezondheidsdiensten waarmee informatie over gezondheidstoestand wordt gegeven. 

Toezichthoudende autoriteit: een door een lidstaat ingestelde onafhankelijke overheidsinstantie. In Nederland is dit de Autoriteit persoonsgegevens. 

3. Toepassingsgebied

3.1 Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen NLG Arbo BV en de aan haar gelieerde NLG Arbo vestigingen.

3.2 NLG Arbo BV en de aan haar gelieerde NLG Arbo vestigingen dragen er zorg voor dat zij alle toepasselijke privacywet- en regelgeving naleven, waaronder begrepen de Wet bescherming persoonsgegevens, de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG), de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO; voor zover van toepassing), en alle andere toepasselijke gedragscodes en richtlijnen.

4. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?

NLG Arbo BV en de aan haar gelieerde NLG Arbo vestigingen verwerken de persoonsgegevens ten behoeve van de volgende onderdelen:

• Begeleiding bij verzuim van werknemers van bedrijven en instellingen die daartoe met de verantwoordelijke direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten;
• De re-integratie van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid;
• Uitvoering geven aan de contractueel bedongen werkzaamheden zoals genoemd in het Arbocontract met werkgever;
• De uitvoering van wettelijke taken die voor NLG Arbo BV en de aan haar gelieerde NLG Arbo vestigingen van toepassing zijn (zoals de Arbeidsomstandighedenwet, Wet verbetering poortwachter etc);
• De administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten, waaronder rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever;
• Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals fiscaal- en sociaal verzekeringsrechtelijke wetgeving.

5. Welke gegevens verwerken wij?

NLG Arbo BV en de aan haar gelieerde NLG Arbo vestigingen verwerkt (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van jou:

• naam en geboortedatum;
• adres, plaats en telefoonnummer van zowel de woonplaats als een tijdelijke verblijfplaats;
• geslacht, burgerlijke staat, geboorteland, nationaliteit;
• bedrijf / instelling, afdeling, functie, aard dienstverband, datum in- en uitdiensttreding of datum overlijden;
• personeelsnummer, Burgerservicenummer;
• naam, adres, woonplaats en telefoonnummer van huisarts en overige behandelaars;
• arbeidsomstandigheden;
• resultaten van incidentele en periodieke gezondheidsonderzoeken;
• data ziek- en herstelmelding/gedeeltelijke arbeidsgeschiktheid;
• gegevens voortvloeiende uit het spreekuur;
• gegevens voortvloeiende uit de ziekmelding door de werkgever en de daarop aansluitende eigen verklaring;
• gegevens voortvloeiend uit huisbezoek;
• de belastbaarheid in relatie tot de belasting in het werk;
• voorgestelde en getroffen re-integratiemaatregelen en aanpassingen in de arbeidsomstandigheden;
• resultaten van overleg met de werkgever, behandelaars, uitvoeringsinstellingen voor de sociale zekerheid en verzekeringsmaatschappijen.

6. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking

1. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor de in artikel 4 beschreven doeleinden en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen;
2. De persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een (arbeids-) overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelen beschreven in artikel 4, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
4. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien onderstaande verwerkingsgrond uit artikel 6 (AVG) van toepassing is, namelijk:
   – de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is, bijvoorbeeld op grond van de Arbeidsomstandighedenwet en de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar;

5. De verantwoordelijke bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan de verantwoordelijke kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift de verantwoordelijke tot mededeling verplicht of uit de taak van de verantwoordelijke mededeling voortvloeit.

7. Toegang tot persoonsgegevens

7.1 NLG Arbo BV en de aan haar gelieerde NLG Arbo vestigingen maken gebruik van de verzuimapplicatie. Medewerkers van NLG Arbo BV en de aan haar gelieerde NLG Arbo vestigingen hebben slechts toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening.

7.2 Iedere gebruiker van persoonsgegevens heeft een strikte geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennis neemt.

7.3 De beheerder en degenen, die in het kader van een door de verantwoordelijke of gebruiker gegeven opdracht werken, hebben slechts toegang tot persoonsgegevens, voor zover dit voor het gebruik en de bewerking van de gegevens noodzakelijk is, en zij hiertoe een geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend.

7.4 Derden die zijn ingehuurd door NLG Arbo om werkzaamheden te verrichten in het kader van het borgen van de kwaliteit in de dossiers, hebben toegang tot persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van deze taken en zijn tot geheimhouding verplicht.

8. Beveiliging persoonsgegevens

8.1 Om het beginsel van integriteit en vertrouwelijkheid te waarborgen neemt de verwerkingsverantwoordelijke/verwerker alle technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde toegang of ongeoorloofd gebruik van persoonsgegevens te voorkomen.

8.2 De verantwoordelijke ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens worden opgesteld en nageleefd. Dit wordt gedaan door op gezette tijden de technische en organisatorische beveiliging te testen, te beoordelen en te evalueren op doeltreffendheid van de verwerking. (Privacy Impact Analyse).

8.3 De verantwoordelijke conformeert zich aan de meldplicht datalekken zoals deze in de beleidsregels van de meldplicht zijn beschreven.

8.4 Er is een interne procedure aanwezig voor het afhandelen van incidenten. De verantwoordelijke treft maatregelen om de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen te informeren indien dit in het kader van de meldplicht aan de orde is.

9. Verstrekking persoonsgegevens

NLG Arbo BV en de aan haar gelieerde NLG Arbo vestigingen verstrekken jouw gegevens niet zomaar aan anderen. Dat mogen NLG Arbo BV en de aan haar gelieerde NLG Arbo vestigingen wel doen indien daarvoor toestemming is gegeven, of als zij daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak, of als zo’n verstrekking ten dienste staat van de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.

10. Inzage en verwijderingsrecht

10.1 De betrokkene heeft het recht op inzage in en afschrift van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens. De betrokkene dient daartoe een verzoek in te dienen.

10.2 Aan een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek voldaan.

10.3 Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan betrokkene of diens gemachtigde. Betrokkene of diens gemachtigde dienen zich in voorkomende gevallen te kunnen legitimeren en/of hun bevoegdheid aan te tonen.

10.4 Uitzonderingen op verwijderingsrecht:

• Vrijheid van meningsuiting van toepassing is;
• Wettelijke plicht van verantwoordelijke;
• Nodig voor publieke taak bestuursorgaan;
• Nodig voor bescherming volksgezondheid;
• Nodig voor archieven, wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek, voor zover o.a. het informatierecht aan deze belangen in de weg staan;
• Noodzakelijk voor het uitoefenen of verdediging van enig recht in rechte.

10.5 Voor de verzending en verstrekking van afschriften wordt geen vergoeding in rekening gebracht. 

10.6 In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkene de gegevens zijn verwijderd.

11. Recht op dataportabiliteit

11.1 Betrokkene heeft het recht zijn persoonsgegevens die hij aan een verantwoordelijke heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm te verkrijgen.

11.2 Betrokkene heeft het recht die gegevens aan een andere verantwoordelijke over te dragen, zonder daarbij te worden gehinderd door de verantwoordelijke aan wie de persoonsgegevens waren verstrekt.

11.3 Verwerkingsverantwoordelijke zal zorgdragen voor een gangbaar en gebruikelijk format waardoor betrokkene de data kan ontvangen. Desgevraagd kan het format – in opdracht van betrokkene – ook doorgestuurd worden naar een derde partij.

12. Recht op afscherming, aanvulling en correctie van opgenomen persoonsgegevens

12.1 Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door of namens de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

12.2 Zijn opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan dient de betrokkene een schriftelijk verzoek in bij de verantwoordelijke waarin wordt verzocht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens.

12.3 Zo spoedig mogelijk na ontvangst van het verzoek bericht de verantwoordelijke de betrokkene schriftelijk of, dan wel in hoeverre aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is altijd met redenen omkleed.

12.4 De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

12.5 In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkene de gegevens zijn verwijderd.

13. Recht op verzet

13.1 Indien gegevens het voorwerp zijn van verwerking op grond van artikel 4.4, kan de betrokkene daartegen bij de verantwoordelijke verzet aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden, indien er sprake is van een gerechtvaardigd belang.

13.2 De verantwoordelijke beoordeelt binnen vier weken na ontvangst van het verzet of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is, beëindigt hij terstond de verwerking.

13.3 De verantwoordelijke kan voor het in behandeling nemen van een verzet een kostenvergoeding vragen (Besluit kostenvergoeding rechten betrokkenen WBP, Staatsblad 2001 305). De vergoeding wordt teruggegeven in het geval het verzet gegrond wordt bevonden.

14. Bewaartermijnen

NLG Arbo BV en de aan haar gelieerde NLG Arbo vestigingen zullen de gegevens nooit langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens verzamelt worden, met inachtneming van de maximale wettelijke bewaartermijn.

Indien gegevens niet langer bewaart hoeven worden zullen alle identificeerbare kenmerken worden verwijderd, of gehele verwijdering vindt plaats.

15. Uw bezoek aan onze website en cookies

NLG Arbo BV en de aan haar gelieerde NLG Arbo vestigingen maken op haar website geen gebruik van cookies.

16. Klachten

16.1 Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of indien betrokkene meent andere redenen tot klagen te hebben, dient hij zich te wenden tot de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van onze organisatie zoals genoemd in punt 1 van dit statement.

16.2 De FG zal de klacht conform de Klachtenregeling van de verantwoordelijke in behandeling nemen. De klachtenprocedure is te vinden op de website van NLG Arbo: www.nlg-arbo.nl.

16.3 Betrokkene heeft ten alle tijden het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn: 

Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
0900-2001201

17. Wijziging van het Privacy Statement

Het kan voorkomen dat NLG Arbo BV dit Privacy Statement in de toekomst wijzigt. Op de website vind je het meest actuele Privacy Statement.